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 Déclaration de confidentialité ATD S.A. / Horta

1. Généralités

Nous tenons beaucoup au respect de votre vie privée. Nous voulons traiter vos données à caractère personnel de façon légale, correcte et transparente. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles données à caractère personnel provenant de vous, en tant que personne physique, nous collectons et traitons.
Nous vous invitons à lire attentivement ces informations afin de bien savoir à quelles fins ATD N.V. / HORTA utilise vos données. Vous trouverez également dans cette déclaration de confidentialité plus d’informations sur vos droits en matière de confidentialité et la manière de les exercer.
HORTA ATD N.V. est une coopérative d’achat chargée des achats, du marketing, de la communication, des IT et du soutien général de ses membres (magasins).
Les membres suivants (magasins) appartiennent à ce groupe : www.horta.org
Dernière mise à jour de la déclaration de confidentialité : 24 mai 2018

2. Qui est protégé par cette politique de confidentialité ?

Cette politique s’applique au traitement des données à caractère personnel de nos clients et des visiteurs de notre site Internet. Elle est également appliquée quand vous visitez nos points de vente, notre site Internet, participez à une enquête, un concours ou une action.
Les données à caractère personnel de nos anciens clients et des prospects sont également traitées et protégées de la façon la plus correcte et scrupuleuse possible, conformément à la présente politique de confidentialité.

3. Que signifie « traitement de données » et qui en est responsable ?

3.1. Définition

Par « traitement de données à caractère personnel », nous entendons tout traitement de données qui peut vous identifier comme une personne physique. Pour savoir exactement de quelles données il s’agit, voir le point « 4. Quelles données à caractère personnel pouvons-nous traiter ? » de la présente politique de confidentialité. La notion de « traitement » est large et recouvre, entre autres, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la mise à jour, la modification, la consultation, l’utilisation, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le regroupement, l’interconnexion, l’archivage, l’effacement ou la destruction de données.
Pour que l’on sache bien de quoi on parle, il est question de traitement de données à caractère personnel de clients business uniquement si le client business est une personne physique. Si le client business est une personne morale, la politique de confidentialité s’applique uniquement aux données à caractère personnel des personnes physiques que nous traitons dans le cadre de leur relation avec le client business (telles que les mandataires, personnes de contact et/ou clients).

3.2. Responsable du traitement

ATD N.V., dont le siège social est établi à Preflexbaan 101, 1740 Ternat et inscrite auprès de la BCE sous le numéro BE0449.399.218, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.
Cela signifie qu’ATD N.V. détermine la finalité et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel.

4. Quelles données à caractère personnel pouvons-nous traiter ?

Nous traitons uniquement les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, par exemple en vous inscrivant à une lettre d’information, en demandant une carte de client, en remplissant le formulaire de contact sur le site Internet ou en participant à un concours. Nous traitons de la même manière les données de facturation, les données des fournisseurs ainsi que les données de nos magasins et de leurs collaborateurs.
Comme la législation l’impose, les données sensibles ne seront jamais traitées, par exemple celles qui concernent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, l’orientation sexuelle ou la santé.

5. À quelles fins utilisons-nous ces données à caractère personnel ?

Nous traitons les données à caractère personnel à des fins précises : dans le but de toujours aider le client le mieux possible et de lui offrir des avis d’experts, à sa mesure. En disposant des données pertinentes, nous pouvons analyser soigneusement l’expérience ressentie par le client dans nos magasins et sur nos autres canaux. La finalité consiste donc à optimiser le service et l’expérience du client sur toute la ligne. Seules les données à caractère personnel qui contribuent à l’atteinte de cette finalité seront traitées.
Ainsi, nous utilisons des données à caractère personnel quand cela s’avère nécessaire :
  • dans le cadre de la préparation, de l’exécution ou de la fin d’un contrat avec des fournisseurs, membres ou magasins ;
  • pour répondre aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis ;
  • pour l’envoi d’e-mails, de lettres d’information, etc.
  • pour répondre à des questions qui nous sont posées via le formulaire de contact sur le site Internet ou d’autres canaux, ou pour donner des conseils sur mesure au client ;
  • dans le cadre de l’amélioration et de l’optimisation de notre fourniture de services, en ligne comme hors ligne ;
  • pour donner au client des conseils adaptés à son profil et à ses besoins en rapport avec nos produits et services ;
  • pour l’envoi de lettres d’information, d’offres, de conseils, d’avis, d’informations et d’actions pertinentes adaptés à votre profil en fonction de vos centres d’intérêt et de vos achats précédents. Pour ce faire, nous prenons en compte les produits que vous achetez régulièrement et ceux qui pourraient vous intéresser ;
  • pour vous envoyer par courrier des offres personnalisées, des informations pertinentes, des invitations spécifiques, etc. ;
  • pour vous contacter dans le cadre d’enquêtes de satisfaction ;
  • pour vous faire une surprise à l’approche de votre anniversaire.
En enregistrant votre carte de client et en nous donnant vos données à caractère personnel, vous consentez à la collecte de celles-ci.
Nous pouvons utiliser vos données sous forme anonyme et agrégée afin, par exemple, d’établir des rapports internes sur l’utilisation de notre site Internet, sur l’ouverture « par clic » de notre lettre d’information, etc. Les données utilisées de cette façon ne permettent pas de remonter jusqu’à une personne en particulier. Nous utilisons les informations que nous tirons de ces analyses pour évaluer notre portefeuille actuel de produits et services et l’adapter aux nouvelles évolutions.
Des caméras de surveillance sont placées à l’intérieur et à l’extérieur de certains de nos magasins. Les images ne sont conservées que pour assurer la sécurité des biens et des personnes et pour prévenir tout abus, fraude et autres atteintes pouvant viser nos clients et nous-mêmes. La présence de caméras est signalée au moyen de pictogrammes.

6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Dans nos bureaux, dans nos magasins et sur nos canaux numériques, nous nous efforçons de protéger vos données à caractère personnel et votre vie privée.
Notre service IT se charge de la sécurité de notre réseau, de notre infrastructure et de nos systèmes d’information. De plus, afin de protéger vos données à caractère personnel contre l’accès non autorisé, l’utilisation non autorisée, la perte ou le vol, nous prenons toutes sortes de mesures techniques, par exemple : protection par mot de passe, logiciel de chiffrement du disque dur, pare-feu, antivirus, détection d’intrusion et d’anomalie. Si une fuite de données devait survenir et avoir des conséquences négatives pour vos données à caractère personnel, vous en seriez, en tant que client, informé dans les conditions prévues par la législation.
Le nombre de collaborateurs de notre entreprise ayant accès à vos données à caractère personnel est limité.
Cet accès ne leur est accordé que dans la mesure où ils ont besoin de ces informations pour accomplir correctement leurs tâches.

7. Partageons-nous vos données avec des tiers ?

Nous devons parfois partager des données afin d’assurer notre prestation de services et nos activités d’entreprise, par exemple avec une imprimerie ou un gestionnaire de logiciels, qui agissent alors comme sous-traitants. Nous avons conclu avec eux un contrat de sous-traitance afin de protéger la confidentialité de vos données. Ces sous-traitants ne peuvent utiliser vos données que pour accomplir nos services et activités.
Si nous souhaitions transférer vos données à des fournisseurs, nous vous en demanderions toujours la permission. Nous vous indiquerions aussi quelle données nous transmettrions aux fournisseurs et l’usage qu’ils en feraient. Il peut également arriver que nous transférions des données à un partenaire afin de mener des actions conjointes. Tant les fournisseurs que les partenaires partagent avec nous la responsabilité du traitement de vos données et doivent à ce titre respecter les exigences légales en la matière. Ils ne recevront que les données strictement nécessaires à la réalisation de l’action en question.

8. Comment pouvez-vous préciser quelles données à caractère personnel nous pouvons utiliser à des fins commerciales et comment nous pouvons les utiliser ?

8.1. Configuration de confidentialité

Tout client peut, au moment de s’inscrire via notre site Internet, définir lui-même une série de paramètres sur la façon dont nous pourrons utiliser ses données à caractère personnel à des fins commerciales.

8.2. Opposition au marketing direct

Vous ne souhaitez recevoir aucune forme de communication commerciale ? Vous avez toujours le droit, sans nécessité d’une justification, de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Pour ce faire, il vous suffit de nous contacter à l’adresse privacy@horta.org. Dans le cas de la lettre d’information, vous pouvez vous désinscrire en utilisant la possibilité à cet effet affichée dans le bas de la lettre.

9. Quels sont vos droits à la confidentialité et comment les exercer ?

9.1. Aperçu de vos droits en matière de confidentialité

9.1.1. Votre droit d’accès
Vous avez le droit, à tout moment, de demander à ATD N.V. / HORTA si elle traite ou non vos données à caractère personnel et, dans l’affirmative, de consulter ces données et de recevoir des informations complémentaires sur :
  • les finalités du traitement ;
  • les catégories concernées de données à caractère personnel ;
  • les destinataires ;
  • si possible, la durée de conservation des données ou, si cela n’est pas possible, les critères qui déterminent cette durée ;
  • l’existence de vos droits en matière de confidentialité ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ;
  • les informations en notre possession concernant la source des données au cas où nous obtenons des données à caractère personnel via un tiers ;
  • l’existence d’une prise de décision automatisée.
Vous avez aussi le droit de recevoir une copie gratuite, sous une forme compréhensible, des données traitées. ATD NV / Horta peut exiger le paiement de frais raisonnable pour couvrir les coûts administratifs de toute copie supplémentaire que vous en demanderiez.

9.1.2. Votre droit de rectification des données à caractère personnel
Vous avez le droit de faire rectifier, dans les meilleurs délais, les données à caractère personnel incomplètes, inexactes, inappropriées ou dépassées.
Pour que vos données restent à jour, vous êtes invité à nous faire part de toute modification, comme un changement d’adresse ou d’adresse e-mail.

9.1.3. Votre droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli »)
Vous avez le droit de faire effacer, dans les meilleurs délais, vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
  • vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
  • vous retirez votre consentement au traitement de vos données et il n’existe pas d’autre fondement juridique qu’ATD N.V. / Horta puisse invoquer pour justifier le traitement des données (ou la poursuite de ce traitement) ;
  • vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement des données (ou la poursuite de ce traitement) par ATD N.V. / Horta ;
  • vos données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
  • vos données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
  • vos données à caractère personnel ont été collectées quand vous étiez encore mineur d’âge.
Notez bien que nous ne pouvons pas toujours effacer toutes les données à caractère personnel demandées, par exemple si leur traitement est nécessaire aux fins de la constatation, de l'exercice ou de la défense d'un droit en justice. Dans ce cas, nous vous en informerions plus en détail dans la réponse à votre demande.

9.1.4. Votre droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des éléments suivants s'applique :
  • vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel : leur utilisation est alors limitée pendant une période permettant à ATD N.V. / Horta de vérifier l’exactitude des données ;
  • le traitement de vos données à caractère personnel est illicite : à la place de l’effacement de vos données, vous demandez la limitation de leur utilisation ;
  • ATD N.V. / Horta n’a plus besoin de vos données aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ; à la place de l’effacement de vos données, leur utilisation est limitée aux fins de la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
  • tant qu’aucune décision n’a été prise concernant l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous demandez la limitation de l’utilisation de vos données à caractère personnel.

9.1.5. Votre droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel
Vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si ce traitement répond à l’intérêt légitime d’ATD N.V. / Horta ou à un intérêt général. ATD N.V. / Horta cessera de traiter vos données à caractère personnel, à moins qu’elle ne puisse prouver que ce traitement répond à des motifs impérieux et légitimes prévalant sur vos intérêts ou si le traitement des données à caractère personnel a trait à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice (par exemple, l’introduction d’une requête auprès d’un tribunal).
L’exercice de ces droits implique-t-il des frais ? Vous pouvez exercer gratuitement vos droits en matière de confidentialité, sauf si votre demande est manifestement infondées ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans un tel cas, conformément à la législation en matière de confidentialité, nous avons le droit et le choix d’exiger le paiement de frais raisonnables (qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées) ou de refuser de donner suite à votre demande.
Dans quel format recevrai-je une réponse ? Si vous avez introduit votre demande par voie électronique, l’information vous sera fournie de même, si possible, sauf si vous la demandez sous une autre forme. Dans tous les cas, nous vous enverrons une réponse concise, transparente, compréhensible et facilement accessible.
Quand recevrai-je une réponse ? Nous répondrons dans les meilleurs délais à votre demande et, dans tous les cas, dans le mois suivant la réception de celle-ci. En fonction de la complexité et du nombre des demandes, ce délai peut, au besoin, être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous en informerons dans le mois suivant la réception de votre demande.
Que faire si ATD N.V. / Horta ne donne pas suite à ma demande ? Dans notre réponse, nous vous informerons toujours de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel.

9.2. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez envoyer votre demande par e-mail à l’adresse privacy@horta.org ou par courrier à ATD N.V., Privacy, Preflexbaan 101, 1740 Ternat, Belgique.

10. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne pouvons conserver les données à caractère personnel plus longtemps que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous les collectons. Cette durée de conservation peut donc différer selon la finalité et peut parfois être très courte. Elle peut aussi être plus longue, par exemple pour nous permettre de respecter des obligations légales (pour répondre à nos obligations comptables et fiscales, nous avons ainsi l’obligation de conserver les données de facturations pendant au moins sept ans) ou pour répondre à la nécessité juridique de conserver certaines données (notamment le contrat, les factures et la correspondance en relation avec les réclamations afférentes) comme preuves en cas de litige, jusqu’à un maximum de dix ans après l’achèvement de votre contrat. Ces données archivées sont évidemment soumises à des limitations d’accès.
Après expiration de la / des durée(s) de conservation, les données à caractère personnel sont effacées ou rendues anonymes.
Les données d’anciens clients qui avaient été collectées à des fins de marketing, notamment pour les lettres d’information, sont conservées pendant deux ans. Toutes les données obtenues de la relation avec les clients et celles qui ne sont plus nécessaires comme preuves en cas de réclamations sont supprimées de la base de données ou rendues anonymes.

11. Nos sites Internet

Quand vous visitez nos sites Internet, nous traitons ces données à caractère personnel vous concernant :
Votre adresse IP, le type et la langue de votre navigateur, le logiciel, le type et la marque du dispositif que vous utilisez pendant votre connexion sur nos sites Internet, la durée de votre visite de nos sites Internet et l’adresse Internet depuis laquelle vous les avez atteints, les pages que vous y consultez, les liens sur lesquels vous cliquez et les autres actions que vous réalisez sur nos sites Internet. Pour ce faire, nous utilisons des cookies. Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons et les choix que vous pouvez faire à leur sujet, voir notre politique en matière de cookies sur notre site Internet.
Les données à caractère personnel que nous collectons via notre site Internet sont utilisées aux fins suivantes :
Pour réaliser des statistiques et des analyses qui servent à améliorer la qualité de nos sites Internet et à en accroître l’intérêt.
Pour vous fournir un service meilleur et plus professionnel, par exemple en adaptant à vos préférences les publicités affichées sur notre site Internet, nos conseils et avis professionnels ainsi que notre offre de produits et services.

12. Comment contacter ATD N.V. / Horta ?

Si vous souhaitez contacter ATD N.V. / Horta au sujet de la présente politique de confidentialité (par exemple pour adapter votre configuration de confidentialité), vous pouvez le faire par écrit, par téléphone ou via les réseaux sociaux, entre autres.
Pour plus d’informations sur la présente politique de confidentialité ou pour introduire une réclamation au sujet du traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter ATD N.V. / Horta à l’adresse privacy@horta.org.

13. Restez au courant des modifications

ATD N.V. / Horta peut régulièrement modifier la présente politique de confidentialité, par exemple à la suite d’évolutions du marché et de nouvelles activités de traitement. Nous vous invitons donc à toujours consulter la dernière version de cette politique sur notre site Internet (https://www.horta.org/fr/declaration-de-confidentialite-atd-nv-horta). Bien entendu, nous vous informerons au préalable, via notre site Internet ou d’autres canaux de communication courants, de toute modification de contenu et vous demanderons, quand la loi l’exige, votre consentement préalable pour nos (nouvelles) activités de traitement.

14. Soumission des réclamations à l’autorité de contrôle

Pour toute réclamation au sujet du traitement de vos données à caractère personnel par ATD N.V. / Horta, veuillez vous adresser à l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles / +32 (0)2 274 48 00 / commission@privacycommission.be/ www.privacycommission.be.