1.      Algemeen

 Je privacy is erg belangrijk voor ons. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken.

We raden je aan om deze informatie zorgvuldig te lezen, zodat je goed weet waarvoor ATD NV/SA HORTA (hierna “Horta”) je gegevens gebruikt. Je vindt in deze privacyverklaring ook meer informatie over je privacyrechten en hoe je ze kunt uitoefenen.

Horta is een aankoopvereniging die verantwoordelijk is voor de aankoop, marketing en communicatie, IT en de algemene ondersteuning van haar Horta-winkels (leden).

ATD NV/SA HORTA, met maatschappelijke zetel te Preflexbaan 101, 1740 Ternat, en ingeschreven bij de KBO onder nummer BE0449.399.218 is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat Horta het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt.

Volgende Horta-winkels (leden) behoren tot deze groep: https://horta.org/stores

2.      Wie wordt beschermd door dit privacy beleid?

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten en bezoekers van onze website.  Verder is het ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze winkelpunten, inschrijft op onze nieuwsbrief of deelneemt aan een survey, wedstrijd of actie. Ook de persoonsgegevens van ex-klanten en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.

3.      Wat betekent ‘verwerking van gegevens’?

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kan identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 4 van dit privacybeleid: “Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?” Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens. Kortom, alles wat men met persoonsgegevens kan doen.

Voor alle duidelijkheid: een verwerking van persoonsgegevens van business klanten is enkel aan de orde indien de business klant een natuurlijke persoon is. Indien de business klant een rechtspersoon is, dan geldt het privacybeleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die wij in het kader van hun relatie met de business klant verwerken (zoals gemandateerden, contactpersonen en/of klanten).

4.      Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

We verwerken enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verwerkt worden. Dit zijn de persoonsgegevens die je ons zelf hebt bezorgd door bijvoorbeeld in te schrijven op onze nieuwsbrief, het contactformulier op de website in te vullen, deel te nemen aan wedstrijden of je te registreren voor ons loyalty programma.

Afhankelijk van het doel, kunnen we volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

•         Naam en voornaam;
•         Adres;
•         E-mail;
•        Telefoonnummer;
•         Geslacht;
•        Geboortedatum;
•        Verkoopdata;
•        Facturatiegegevens;
•        Beelden bewakingscamera’s winkels (in geval van vaststelling of vermoeden van inbreuken);
•        IP-adres; alsook
•        Soort browser, taalvoorkeuren, bezoektijden, etc. aan de hand van cookies (zie ons cookiebeleid op de website voor meer informatie).

Wij verwerken geen gevoelige gegevens over bijvoorbeeld raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren of gezondheid. Alsook zullen we nooit je gegevens doorverkopen.

5.      Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?

We verwerken de persoonsgegevens steeds voor welbepaalde doeleinden om jou als klant of bezoeker te ondersteunen. Met de juiste gegevens kunnen we de ervaringen van de klant met onze winkels en andere kanalen zorgvuldig analyseren. Het uiteindelijke doel is dan ook om de service en de ervaring van de klant over de hele lijn te kunnen optimaliseren. Enkel de persoonsgegevens die bijdragen tot het realiseren van deze beoogde doelen, zullen worden verwerkt.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

•        om de klant te allen tijde zo goed mogelijk te ondersteunen en om steeds vakkundig advies op maat van de klant te kunnen geven, bijvoorbeeld door de op onze website getoonde advertenties, onze tips & professioneel advies en het aanbod van onze producten en diensten aan te passen aan je persoonlijke voorkeuren;
•         om vragen via het contactformulier op de website of via andere kanalen zorgvuldig te beantwoorden;
•        om e-mails, advies of nieuwsbrieven te versturen naar jou als klant, of indien je je hebt ingeschreven via de website, om gelijkaardige producten of diensten te promoten of je uit te nodigen voor onze surveys, wedstrijden, events, etc.;
•         om je klantenkaart aan te maken en je persoonlijke promoties of aanbiedingen te kunnen aanbieden;
•        om je te verrassen rond je verjaardag;
•        om je bestellingen uit te voeren; in het kader van de voorbereiding, uitvoering van het contract met leveranciers of andere winkels (leden);
•        om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepaling waaraan wij zijn onderworpen;
•         in het kader van de verbetering en optimalisering van onze dienstverlening, zowel online als offline;
•        om statistieken op te maken en analyses uit te voeren, met als doel de kwaliteit van onze websites en interesses te verbeteren;
•        om jou als bezoeker of klant in onze winkels te beschermen. Er zijn in en rond sommige Horta- winkels bewakingscamera’s geplaatst (en geregistreerd). Deze beelden worden enkel gemaakt met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken vast te kunnen stellen. De aanwezigheid van camera’s wordt weergegeven door middel van pictogrammen.

Wij kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern te rapporteren over het gebruik van onze website, openklikken van nieuwsbrieven, etc. De gegevens die hierbij gebruikt worden, zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om ons huidige producten- en dienstenportfolio en onze processen te evalueren en deze aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen. 

6.      Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

We werken hard om je persoonsgegevens en privacy optimaal te beschermen, zowel in onze kantoren, in onze winkels en onze digitale kanalen.
Onze IT-dienst staat in voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie. Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant in de door de wet voorziene omstandigheden persoonlijk verwittigd.

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot je persoonsgegevens, is steeds beperkt. Er wordt hen enkel toegang tot jouw persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

7.      Geven we je gegevens door aan derde partijen?

Het delen van gegevens is soms noodzakelijk om onze dienstverlening en bedrijfsactiviteiten te kunnen verzekeren, denk aan leveranciers, partners, drukkerijen, softwarebeheerder e.d. Wanneer wij jouw persoonsgegevens aan derden doorgeven die namens ons diensten verlenen, zorgen wij ervoor dat deze dienstverleners je gegevens uitsluitend gebruiken in overeenstemming met onze instructies.  Zij mogen je gegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de door ons gevraagde diensten en activiteiten.

Het is mogelijk dat wij je gegevens moeten delen met leveranciers of partners om je contract uit te voeren of om je te laten deelnemen aan een gezamenlijke actie. Zowel de leveranciers als de partners zijn medeverantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens en dienen te voldoen aan hun wettelijke en contractuele verplichtingen. Zij zullen enkel gegevens ontvangen die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten of activiteiten. Hierover zal je voorafgaand geïnformeerd worden.

In principe worden er geen persoonsgegevens doorgegeven buiten de EER noch door ons, noch door onze onderaannemers. Indien we alsnog persoonsgegevens naar landen buiten de EER doorgeven, zullen we die persoonsgegevens alleen doorgeven (i) aan landen die volgens de Europese Commissie beschikken over afdoende wettelijke gegevensbescherming; of (ii) indien wij daarbij een toereikend mechanisme voor gegevensoverdracht hanteren, zoals de EU modelcontractbepalingen, om te waarborgen dat jouw persoonsgegevens naar behoren beschermd worden.

8.      Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

8.1.    Overzicht van je privacy-rechten

8.1.1 Je recht van inzage

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van Horta te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en – als wij ze verwerken – om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

•        de verwerkingsdoeleinden;
•        de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
•         de ontvangers;
•        indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
•        het bestaan van je privacy-rechten;
•        het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
•        de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en
•       het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Horta kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.

8.1.2.  Je recht op verbetering van persoonsgegevens

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten. Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een adreswijziging of wijziging van je e-mailadres. 

8.1.3.  Je recht op gegevenswisseling (het ‘recht op vergetelheid’)

Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

•       Je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
•         je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Horta zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;
•         je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Horta;
•        je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
•         je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
•         je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan wettelijk verplicht is, noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen je daarover nader informeren in ons antwoord op je verzoek.

8.1.4.  Je recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

•        je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Horta in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
•         de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;
•         Horta heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar je hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
•        zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

8.1.5.  Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens, indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Horta of in het kader van het algemeen belang.

Wil je geen enkele vorm van commerciële communicatie ontvangen? Je hebt steeds het recht om jezelf, zonder dat je daarvoor een reden moet opgeven, te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. Je kan daarvoor altijd contact opnemen met privacy@horta.org. Voor de nieuwsbrief kan je je uitschrijven via de uitschrijfmogelijkheid onderaan de nieuwsbrief.

Horta zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij Horta dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

8.1.6. Je recht op intrekking van je toestemming

Je hebt het recht om te allen tijde je toestemming in te trekken voor de verwerking van je persoonsgegevens, indien wij je persoonsgegevens op basis van je toestemming verwerken. Zoals hierboven omschreven, kan je voor de nieuwsbrief je steeds uitschrijven onderaan de mail.

8.2. Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Iedere betrokkene kan een verzoek tot uitoefening van hun rechten indienen:

•       via mail naar privacy@horta.org; of  
•        via de post naar ATD NV, Privacy, Preflexbaan 101, 1740 Ternat, België.

Het is mogelijk dat bijkomende informatie wordt gevraagd om je identiteit met zekerheid te kunnen vaststellen alvorens wij op jouw verzoek kunnen antwoorden.

Zijn er kosten aan verbonden? Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.

In welk format ontvang ik een antwoord? Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt. In elk geval bezorgen wij je een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.

Wanneer ontvang ik een antwoord? Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij je hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

Wat indien Horta geen gevolg geeft aan mijn verzoek? Wij zullen je in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.

9.      Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. We zullen je persoonsgegevens bewaren gedurende de langste termijn van de volgende termijnen:

•        zo lang als nodig is voor het doeleinde waarvoor de gegevens zijn verzameld; 
•        gedurende de vereiste wettelijke termijn (bijvoorbeeld 7 jaar bij boekhoudkundige en fiscale verplichtingen);
•         tot de geldige uitoefening van een verzoek tot verwijdering of tot bezwaar; of
•        tot het einde van de aansprakelijkheidstermijn waarbinnen gerechtelijke procedures of onderzoeken kunnen worden ingesteld naar aanleiding van onze dienstverlening (maximaal 10 jaar na beëindiging van je contract).

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden je persoonsgegevens verwijderd of volledig geanonimiseerd. Voorheen gearchiveerde gegevens zijn uiteraard slechts beperkt toegankelijk.

Wij voeren regelmatig, ten laatste om de 2 jaar, opkuisacties uit in onze direct marketing-databases. Zo worden inactieve profielen of klanten volledig geanonimiseerd of verwijderd uit onze systemen (tenzij we wettelijk verplicht zijn om deze bij te houden). Zo blijven onze databases altijd up-to-date en kunnen wij onze klanten steeds een betere dienstverlening garanderen.

10.  Hoe kan ik Horta contacteren?

Indien je Horta wil bereiken in relatie met dit privacybeleid (bijvoorbeeld om je privacy-instellingen aan te passen), dan kan dat onder andere schriftelijk, telefonisch of via sociale media.

Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met Horta:

•         via mail naar privacy@horta.org; of
•         via de post naar ATD NV, Privacy, Preflexbaan 101, 1740 Ternat, België.

 Als je ontevreden bent over de manier waarop wij met je persoonsgegevens zijn omgegaan en wij de kwestie niet voor jou kunnen oplossen, heb je steeds de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

•         Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

11.  Blijf op de hoogte van aanpassingen.

Horta kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (www.horta.org/privacybeleid). Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze website of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij, wanneer de wet dit vereist, je voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.

Laatste update privacyverklaring: 26 juli 2023